Visst är det så att alla uppgifter som kommer i din väg ska och bör inte göras av dig själv. Smart delegering kräver ett par grundprinciper för att lyckas och det är stor sannolikhet att chansen till ett bra samarbete ökan om man försöker att följ punkterna nedan. Det vanligaste problemet med att delegera uppgifter är att det har en tendens att bli ”dumpning” av uppgifter istället för delegering på ett smart sätt. Med dumpning menas enkelriktad kommunikation utan bekräftelse på att mottagaren har förstått eller accepterat uppgiften vilket ofta leder till misskommunikation, missförstånd samt att uppgiften inte blir klar i tid och att kvalitén blir lidande.
Vilka är då de sju stegen?
1. Matcha rätt person till uppgiften
Handen på hjärtat, vem brukar du delegera till? Utan att ha gjort en vetenskaplig undersökning skulle jag vilja påstå att den mesta delegeringen av uppgifter görs till personer som betecknas som ”ja-sägare”-. Det känns ju bra för dig att ha ”blivit av” med uppgiften men problemet är ju att samma person förmodligen säger ja till allt annat som kommer i dennes väg och sannolikheten för en ”dålig leverans” är stor.
2. Vad är det som skall göras?
När du hittat rätt person gäller det att komma överens om vad som skall göras. Diskutera och planera för att komma överens om omfattning och mål med att uppgiften skall göras. Ju mer ni bestämmer tillsammans innan personen startat med uppgiften desto större sannolikhet är det att resultatet blir det ni önskar.
3. När ska det vara klart?
Sätt upp en realistisk och väl överenskommen tidplan för när det ska vara klart. En uppgift utan tidplan och deadline kommer i princip aldrig att prioriteras av någon
4. Hur ska uppgiften göras?
Finns det regler, instruktioner, ”best practice” etc. för hur uppgiften skall utföras? Har du speciella förväntningar eller tankar på hur det borde göras för att få det resultat som krävs? Gå igenom allt och var tydlig med alla förväntningar till den person som du ger uppdraget. Finns det däremot inte regler eller dylikt så är ”hur-frågan” upp till personen som gör uppgiften att avgöra.
5. Kontrollera att budskapet fått fram – be personen du delegerat till att berätta hur han/hon uppfattat vad som ska göras
Alla som gjort värnplikten kommer garanterat ihåg frasen: ”repetera uppgiften”
Detta skedde när man fick en uppgift tilldelad och syftet var att kolla att man hade förstått. Tricket med att låta personen som fått uppgiften att repetera är att han/hon kommer berätta hur uppdraget uppfattats med egna ord och det gör det enklare för dig som delegerat att kontrollera att uppdraget uppfattas korrekt.
6. Våga släppa på kontrollen
Om du gör alla punkterna ovan så kan du släppa på kontrollen och övervakningen utan att känna oro över att processen drivs framåt och att uppgiften blir utförd med rätt kvalité till rätt slutdatum.
7. Avstämning och återkoppling
Även om du gjort alla stegen som nämns ovan så kan det finnas ett behov av avstämning under tiden som uppgiften genomförs för att verkligen se till att allt går enligt plan. En slutlig återkoppling behövs definitivt när uppgiften är slutförd och skall finnas inbokad redan när uppgiften delegeras.
Tips: använd samma checklista när du får uppgifter delegerade till dig. Är du rätt person? vet du vad som ska göras? klara du att göra uppgiften till den tid som efterfrågas etc.
Till sist..
Vad är egentligen delegering? Jag tycker att det ytterst handlar om samarbete där rätt person, med rätt kompetens och förutsättningar gör rätt sak. Det är inte mer komplicerat än så.
Lycka till med smart delegering för ett bättre och mer produktivt samarbete.
Nu kör vi!
-Michael