2023 står för dörren och nu, som alltid, är det ”full fart” som gäller på många arbetsplatser. Det skapas snabbt ett beteende och arbetssätt som kan bli väldigt händelsestyrt då alla vill ”ta din tid” till just deras projekt eller deras uppgifter. Nästan alla tycker, allt som oftast, att just deras projekt eller uppgift är viktigast vilket gör det svårt att verkligen vara effektiv och ha koll på vad som egentligen är viktigt….
Tipset är att du kan använda listan nedan på olika sätt som exempelvis: ta till dig det du har nytta av i listan för att göra skillnad eller använd den för att ”bocka” av allt du redan gör för att arbeta smart och effektivt.
Kort sagt, använd den som du vill så att det gör mest nytta för just dig och dela gärna med dig av listan till andra. De 35 tipsen är också skriva helt utan inbördes ordning.
1. Bestäm dig för vad du vill uppnå
Har du 100% klart för dig vad du vill ska vara klart, ha skett, förändrats eller påbörjats när du går på julledighet? Om inte, så se över dina mål – det är där din framgång börjar. Tydlighet och klarhet över mål och uppdrag är ledorden för att vara effektiv. Behöver du hjälp laddar du hem mallen ”konsten att sätt tydliga mål”
2. Sätt delmål
När du har dina övergripande mål bryter du ned dessa till hanterbara och överskådliga delmål. Dina delmål ska sedan ha aktiviteter kopplade till sig så att du VARJE DAG tar små och/eller stora steg mot det övergripande målet. Hur bygger myror sin myrstack? Just det, ett barr i taget…
3. Städa ditt kontor/skrivbord
Ordning och reda ger mindre distraktion och ett större lugn. Allt för att du ska kunna fokusera på arbetet.
Nej, du är inte mer kreativ när du har ett rörigt skrivbord även om du försöker intala dig själv det för att du inte orkar ta tag i din oreda. Det finns en stor anledning till att proffsiga verkstäder, restaurangkök, produktionsanläggningar etc. har superstruktur på sitt material och sin arbetsplats.
4. Strukturera allt ditt material
Allt ska ha en plats som är specifik och tydligt uppmärkt. Detta gäller alla dina papper, filer, mail & dokument. Att vara effektiv handlar mycket om att minska på slöseri i olika former. Att leta är slöseri.
5. Håll dig till ditt system
Har du städat och strukturerat, så gäller det att du håller dig till ditt system. Bestäm vilken struktur och vilka ”verktyg” du ska ha och använda och håll dig sedan till det. Krångla inte till saker. Inga undantag gäller eller att du ”ska bara lägga det här så länge”. Gör rätt 1:a gången och du kommer spara mycket tid och energi.
6. Börja varje arbetsdag med din viktigaste (svåraste?) arbetsuppgift
Utnyttja din pigga och utvilade hjärna till att göra det som är viktigast. Nej, att läsa mail är sällan det viktigaste om du vill vara effektiv…
7. Jobba i block
En modell som fungerar väldigt bra för de flesta är att köra fokuserat i 40-60 min för att sen ta en paus för att sedan ta köra ett nytt block osv. En del kallar det ”pomodorometoden” och någon annan kallar det något annat men det handlar helt enkelt om korta och fokuserade arbetsinsatser.
8. Ta pauser
Ingen kan vara effektiv och produktiv under en hel arbetsdag. Du gör dig själv en björntjänst genom att inte ta korta pauser eller lunchpaus. Hitta vad som passar dig bäst och din hjärna och kropp kommer tacka dig för dina pauser. Res gärna på dig och gå en bit så blir det ännu bättre. Det roliga och positiva är att du kommer ÖKA ditt resultat med hjälp av pauser.
9. Slösa inte bort tid på dagarna på att slösurfa
Det är lätt att hamna på Facebook, Instagram, Twitter eller andra webbsidor och snabbt har 30-40 minuter försvunnit iväg. Gör det du ska på jobbet och gå hem när du ska, så kan du surfa hemma istället eller uppdatera TikTok.
10. Planera varje dag minst dagen före
Alla arbetsdagar ska vara planerade i förväg för att det ska vara större sannolikhet att det blir som du tänkt dig. Om detta inte sker är det lätt att det blir fel fokus och prioriteringar från början. Med en bra plan är det också lättare att planera om då du vet vad du tänkt göra och kan ”ställa” det mot det nya som dykt upp. Flexibilitet kan först uppnås när du vet vad du tänkt du ska göra. Inte när du inte har planerat alls som vissa tror.
11. Skapa dina 4 rutiner för en bra dag
Rutiner, ritualer eller vanor. Kärt barn har många namn kan tyckas men ser vi vad exempelvis arbetsmiljöverket skriver om rutiner så läser vi följande; ”Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som ska göra den”. De fyra rutiner som alla behöver är:
En morgonrutin – hur ska du göra för att din morgon ska flyta på så bra som möjligt? När ska du gå upp? Hur mycket tid behöver du?
En starta jobbet rutin – vad ska du göra varje gång du börjar jobba för att ”komma igång rätt”?
En sluta jobbet rutin – vad ska du göra för att skapa kontroll innan du slutar för dagen samt ger dig själv chansen till en bra morgondag?
En kvällsrutin – vad kan, bör och ska du göra för att underlätta din morgon? Vad ska tas fram? Vad ska packas? Vad ska förberedas?
12. Gör din veckoavstämning på veckans sista arbetsdag
Samma metod som att stänga dagen gäller. Denna punkt är dock lite mer omfattande och du kan lägga till saker som att se över dina mål, planera kommande projekt, se till att din inkorg är tom, att allt är OK inför den kommande veckan, att du du har koll på allt som du delegerat etc. Denna uppgift ska finnas som en återkommande bokning i din kalender varje vecka. Månad efter månad. År efter år. Vill du läsa mer så är ”veckoavstämning hjälper dig att skapa kontroll” ett tips.
13. Gör samma saker vid samma tillfälle
Har du saker som ska göras kontinuerligt så är det smart att göra dessa vid samma tillfälle. Det kan vara att attestera fakturor i ert ekonomisystem och istället för att göra detta varje gång en faktura kommer så kan exempelvis två, inplanerade, block i veckan vara smartare. Då vet du att på exempelvis tisdag och fredag så attesterar du dina fakturor och kan strunta i detta resten av dagarna.
14. Skapa rutiner av återkommande uppgifter
Om du har uppgifter som görs en gång i veckan, en gång var 14:e dag eller liknande så boka in detta i din kalender. Rutiner är bra för alla och det gäller även dig som inte tror att du gillar rutiner. Allt blir enklare du får lättare att hålla koll på saker som inte görs så frekvent. Rutiner skapar också vanor och vanor gör att saker fungerar över tid utan att det tar någon kraft och energi.
15. Ge dig själv ostörd tid under arbetsdagen
Planera in ”fokustid” för att vara ostörd. Det är då du ska fokusera på dina viktigaste uppgifter som kräver fokus. Jobbar man på ett kontor gäller det att vara smart och anpassa sin ”ostörda tid” till kollegornas rytm för att verkligen få chansen till koncentrationstid. Du måste också hantera och styra dig själv, så du inte hoppar mellan arbetsuppgifter under denna tid utan verkligen gör det du tänkt du ska göra. Läs gärna ”fokusera för att prestera”
16. Stäng av alla signaler för nya meddelanden
Du kommer få mail, sms, chattmeddelanden etc. varje dag. Det är förödande för koncentrationen om du får en ”signal” varje gång detta sker. ”Stäng av” och ditt fokus kommer bli bättre. Rädd för att missa något? Jag lovar dig att du inte kommer glömma att kolla dina mail 🙂
17. Gör dina mail i block
Inkorgen ska inte vara konstant öppen om inte ditt jobb enbart går ut på att svara på mail. För alla andra räcker det att öppna och hantera sina mail mellan 2-5 ggr/dag. Resten av dagen är inte inkorgen öppen och alla signaler är avstängda.
18. Använd regeln, ”öppnar du så hanterar du” varje gång du tar i något nytt
Detta gäller mail, papper, telefon etc. Det handlar helt enkelt om att ta ett BESLUT om nästa åtgärd. Nästa åtgärd kan enbart bli att du ska göra något, delegera, enbart spara eller inte göra något alls utan bara kasta materialet. Ska du göra något är nästa fråga om det måste ske nu, eller om det passar bäst någon annan gång. Om det inte ska göras nu så planerar du in när det ska göras. Är det spara som gäller så placerar du materialet på rätt plats direkt.
19. Se till att alla möten du kallar till eller deltar i har ett tydligt syfte & mål
Varför finns mötet till och vad ska uppnås? Enkelt och logiskt men långt ifrån självklart när det kommer till möten. Gör om, gör rätt och kvalitén kommer att öka direkt.
20. Ha kul på jobbet
För att orka vara effektiv och produktiv gäller det att trivas med vad du gör. Gör det du kan göra för att er arbetsmiljö ska vara så proffsig som möjligt samtidigt som ni har kul tillammans. Min filosofi är att man ska ta saker på allvar men att allt inte behöver vara så allvarligt hela tiden. Glädje kommer alltid vinna över gnäll. Punkt.
21. Använd EN att-göra lista och EN kalender
Vill du ha kontroll på dina kommande prioriteringar och projekt så använd EN kalender och EN att-göra lista. Sprid inte ut dina arbetsuppgifter på flera ställen som är vanligt förekommande. Många människor har en del i kalendern, lite på papper, lite kvar i inkorgen, några saker finns inte nedskrivet etc. En sådan planering gör det svårt att få överblick och kontroll och kan leda till felbeslut och stress.
22. Lär dig säga nej för att säga ja
Punkt nr 1 handlade om att du ska ha 100% kontroll på dina mål. Med full kontroll på sina mål är det mycket lättare att säga ja respektive nej till uppgifter. Ditt fokus ska vara på att verkligen göra det som leder dig, gruppen och företaget dit ni ska. Givetvis måste du vara flexibel och hjälpa andra som behöver hjälp men glöm inte att varje gång du säger ja till något nytt, säger du samtidigt ”nej” till något du redan sagt ja till att göra och ännu inte gjort. Läs gärna ”Du måste säga nej för att kunna säga ja”
23. Glöm inte den viktiga luften i din planering
En bra planering innehåller luft/oplanerad tid för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag. Du vet inte vem som kommer in genom dörren, vem som ringer, vad som händer hos dina kunder eller leverantörer. Att överboka är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Saker blir inte gjorda. Runt 25% av dagen är en bra tumregel att börja med men du vet alltid bäst själv hur mycket oförutsett som händer dig, i snitt, under en arbetsdag.
24. Ta hand om din kropp för den är den enda du har
Träning i alla former är otroligt viktigt för att du ska må bra och därmed kunna prestera bra. Du behöver inte köpa det dyra gymkortet eller de senaste modekläderna inom träning. Hitta din form som du trivs med och tycker är kul. Det roliga är att ”meditation in motion” kommer göra dig mer kreativ och lösningsorienterad. Vem känner inte igen sig i påståendet att ”när jag var ute och sprang kom jag på hur vi ska lösa problemet vi har på jobbet”?
25. Gör det till en vana att leverera i tid eller för tidigt
Visst vore det skönt att slippa bortförklaringar för att du inte hunnit göra klart uppgifter som du egentligen borde? Magkänslan när detta sker är inte kul så se till att göra det till en ny vana att leverera i tid. Planering är nyckeln till framgång och för att leverera i tid måste du börja i tid. Din magkänsla när du levererar i tid kommer vara så mycket skönare och du kommer bli en grymt uppskattad kollega, make, maka och vän.
26. Be om hjälp i tid
Ibland går det inte som planerat med vissa uppgifter. Om du märker att din tidsplan inte kommer hålla så ”flagga upp” detta direkt. Vänta inte och tro att du kommer lösa problemet som du redan vet att du inte kommer lösa. Det enda som kommer hända är att andra också hamnar i tidsnöd vilket inte är speciellt schysst.
27. Skriv tydliga mail
Bara för att du förstår vad du skrivit betyder inte att någon annan förstår vad du menar. Tänk på språk, förkortningar, symboler, branschuttryck etc. Var också noga med vilka du placerar i TILL och CC fältet och skicka bara till de som verkligen ska ha informationen.
28. Fixa en plats för allt du vill läsa
Det kommer alltid finnas tidningar, artiklar och nyhetsbrev som kan vara intressanta att läsa men du har inte tiden just nu. Skapa en fysisk plats och en elektronisk plats där du placerar allt ”önskar läsa” material så det är lätt att ta fram vid tillfälle.
29. Sov tillräckligt
Precis som kroppen och hjärna behöver mat och fysisk träning för kunna prestera på topp, så behövs också sömn och vila så se till att sova de timmar som just du behöver.
30. Ett möte = 3 bokningar i din kalender
Kallad till ett möte? Bjudit in till ett möte? Oavsett vad så gäller samma regel. Ett möte = tre bokningar som är förberedelsetid, själva mötet och efterarbete till mötet.
31. Töm dina inkorgar varje dag
En tom inkorg är inte detsamma som att du gjort alla uppgifter som kommit via mail eller papper. En tom inkorg innebär att du tagit beslut gällande allt nytt som kommit in. Det som kräver en åtgärd från din sida finns inplanerat i kalender eller i att-göra listan på rätt dag. Du ligger i fas och har kontroll. Det är vad en tom inkorg innebär.
32. Följ upp efter alla möten
Vad ska du göra? Vilka är dina punkter? Vad är nästa steg? Gör det du ska göra och driv processen framåt.
33. Sätt rimliga förväntningar på vad du ska göra
Allt varken ska eller bör vara perfekt. Vad är det förväntade resultatet som du/ni är ute efter? Leverera det som förväntas och lite till men var smart i ditt arbete.
34. Dina program och system ska vara ett stöd och inget annat
Lösningen på att vara produktiv är sällan en ny app eller ett nytt program utan vanor. Bra vanor. Dock är det viktigt att lära sig använda dina system och dina program på bäst sätt. Tänk en snickare som inte kan använda sina verktyg. Det hade inte vart speciellt produktivt och de är precis samma sak vi pratar om här. Lör dig dina system och hur du använder de samma på smartast. Tips från coachen – kolla in Effektiv Outlook
35. Sluta förhala – KÖR!
Svåra saker blir inte lättare för att du väntar. Tråkiga saker blir inte roligare för att du väntar. Tuffa besked och samtal blir inte lättare för att du väntar. Din fysik blir inte bättre för att du tänker att du borde börja träna. Du lär dig inte italienska för att du tänker att det vore kul att kunna. Jag tror du förstår min poäng. Det handlar alltid om att göra det som krävs och effektivitet handlar ytterst, enligt mig, om att få rätt saker gjorda i rätt tid och på rätt sätt.
Nu kör vi och kom ihåg att det är du själv som kan och gör skillnad!
– Michael